Zaštita osobnih podataka

Sukladno odredbama Uredbe (EU) 2016/679 Europskoga parlamenta i Vijeća od 27. travnja 2016. o zaštiti fizičkih osoba u pogledu obrade osobnih podataka i slobodnog kretanja takvih podataka, kojom se ukida Direktiva 95/46 / EZ (Opća uredba o zaštiti podataka), osobnim podacima smatraju se svi podaci koji se odnose na pojedinca čiji je identitet utvrđen ili se može utvrditi („Ispitanik”); pojedinac čiji se identitet može utvrditi jest osoba koja se može identificirati izravno ili neizravno, osobito uz pomoć identifikatora kao što su ime, identifikacijski broj, podaci o lokaciji, mrežni identifikator ili uz pomoć jednog ili više čimbenika svojstvenih za fizički, fiziološki, genetski, mentalni, ekonomski, kulturni ili socijalni identitet tog pojedinca.

„Obrada” znači svaki postupak ili skup postupaka koji se obavljaju na osobnim podacima ili na skupovima osobnih podataka, bilo automatiziranim bilo neautomatiziranim sredstvima kao što su prikupljanje, bilježenje, organizacija, strukturiranje, pohrana, prilagodba ili izmjena, pronalaženje, obavljanje uvida, uporaba, otkrivanje prijenosom, širenjem ili stavljanjem na raspolaganje na drugi način, usklađivanje ili kombiniranje, ograničavanje, brisanje ili uništavanje.

Sve procedure i mjere koje su implementirane u pogledu obrade i zaštite osobnih podataka temelje se na odredbama mjerodavnih propisa, konkretno odredbama:

• Uredbe (EU) 2016/679 Europskoga parlamenta i Vijeća od 27. travnja 2016. o zaštiti fizičkih osoba u pogledu obrade osobnih podataka i slobodnog kretanja takvih podataka, kojom se ukida Direktiva 95/46 / EZ;
• Zakona o provedbi Opće uredbe o zaštiti osobnih podataka (NN 42/2018).

Sve prikupljene osobne podatke Ispitanika vezano uz našu ponudu i usluge koristimo isključivo u svrhu statističke obrade, utvrđivanja i poboljšanja kvalitete izvršenih usluga, zaštite osoba i imovine te poboljšanja naših marketinških aktivnosti.

Izmjene implementiranih procedura te mjera zaštite i obrade osobnih podataka moguće su u slučaju eventualnih izmjena i/ili dopuna mjerodavnih propisa, uz prethodnu obavijest o vrsti i opsegu izmjena.

Rhea  d.o.o. kao voditelj obrade

Svi podaci se pohranjuju na zaštićenom serveru, a pristup istima imaju samo uprava društva, izvršitelj obrade te voditelji odjela na temelju njihovog pisanog i obrazloženog zahtjeva u kojem se izričito navodi razlog odnosno svrha traženja pristupa podacima te činjenice i okolnosti iz kojih ista proizlazi. Podaci se obrađuju na način i pod uvjetima navedenim u nastavku.

Strogo je zabranjeno bilo kakvo daljnje korištenje i obrada ili prijenos podataka neovlaštenim trećim osobama, automatizirano pojedinačno donošenje odluka i izrada profila.

Svrha obrade

Radi kontrole ulazaka i izlazaka iz radnih prostorija i poslovnih prostora te radi zaštite imovine i osoba odnosno smanjenja izloženosti naših radnika i klijenata riziku od razbojstva, provala, nasilja, krađa i sličnih događaja na radu ili u vezi s radom, u našim poslovnim prostorima postavljeni su nadzorni uređaji – nadzorne kamere sukladno odredbama čl. 43. Zakona o zaštiti na radu.

Osobni podaci Ispitanika koji se prikupljaju video nadzornim uređajima jesu vizualni podaci koji se odnose na način postupanja te kretanje Ispitanika prilikom obavljanja poslova i zadataka u okviru naših poslovnih prostora.

Radi utvrđivanja i poboljšanja kvalitete izvršenih usluge, kao i radi ispitivanja osnovanosti podnesenih prigovora klijenata na izvršene usluge u svom poslovanju koristimo i snimke primljenih telefonskih poziva.

Snimanje primljenih telefonskih poziva provodi se na brojeve fiksnih telefonskih linija instaliranih u našim poslovnim prostorijama. Navedeni telefonski brojevi ne smiju se koristiti u neke druge svrhu, a osobito za privatne pozive. O provedbi snimanja telefonskih razgovora moraju biti obaviješteni i svi pozivatelji navedenih telefonskih brojeva. Obavijest pozivatelja obavlja se automatski odmah nakon uspostave telefonske veze, na način da automatska tajnica pozivatelju izričito daje na znanje činjenicu da se razgovor snima, kao i cilj obrade, odnosno ono što je potrebno za razgovor ili snimanje te zašto će se snimka koristiti.

Osobni podaci Ispitanika koji se prikupljaju putem snimki telefonskih razgovora jesu audio podaci koji se odnose na visinu, ton i boju glasa Ispitanika, način razgovora te informacije izmijenjene u razgovoru naših radnika i klijenata.

Osobni podaci poslani u Kontakt formi obrađuju se samo za vrijeme koje je potrebno za obradu vašeg pitanja, prijedloga ili zahtjeva, a najdulje do jednog (1) mjeseca nakon datuma kada je ispunjen Kontakt obrazac, a nakon toga se takvi osobni podaci brišu odnosno uništavaju. Svrha obrade u tom slučaju jest obrada pitanja, prijedloga ili zahtjeva od klijenta, a pravni temelj poslovni ciljevi Društva ili, ovisno o slučaju, usklađenost s pravnim obvezama Društva kao voditelja obrade.

Svi osobni podaci prikupljeni putem nadzornih uređaja obrađuju se i koriste isključivo u svrhe navedene u stavku 1, 3 i 6 ovog paragrafa budući se iste ne mogu postići blažim mjerama.

Način obrade

Uzimajući u obzir prirodu, opseg, kontekst i svrhe obrade, kao i rizike različitih razina vjerojatnosti i ozbiljnosti za prava i slobode Ispitanika, Rhea  kao voditelj obrade provodi odgovarajuće tehničke i organizacijske mjere kako bi osigurao i mogao dokazati da se obrada provodi u skladu s Uredbom. Te se mjere prema potrebi preispituju i ažuriraju.

Kod postavljenih nadzornih kamera nalaze se oznake kojima se označava da je poslovni prostor odnosno pojedina prostorija u njemu te vanjska površina objekta pod videonadzorom.

Postavljene oznake trebaju biti vidljive najkasnije prilikom ulaska u perimetar snimanja te sadržavati sve relevantne informacije iz čl. 13. Uredbe, a posebno jednostavnu i laku razumljivu sliku uz tekst kojim se Ispitanicima pružaju sljedeće informacije:

• da je prostor pod videonadzorom,
• podatke o izvršitelju obrade,
• podatke za kontakt putem kojih ispitanik može ostvariti svoja prava.

Zbirka osobnih podataka sa snimkama videonadzora sadrži:

• video isječak osoba koje se nalaze na području pokrivenom videonadzorom,
• nadnevak snimanja,
• vrijeme početka i završetka snimanja,
• trajanje snimanja.

Zbirka osobnih podataka sa snimkama telefonskih razgovora sadrži:

• zvučni isječak pozivatelja i pozvane osobe,
• nadnevak snimanja,
• vrijeme početka snimanja,
• vrijeme završetka razgovora,
• trajanje razgovora,
• telefonski broj pozivatelja.

Prilikom obrade osobnih podataka Rhea  kao voditelj obrade je dužno:

• na primjereni način pohraniti dokumentaciju u papirnatom obliku koja sadrži osobne podatke (primjerice u ormare ili ladice pod ključem koji su pod nadzorom ovlaštenih osoba),
• pristup osobnim podacima pohranjenim u elektroničkom obliku omogućiti isključivo na temelju korisničkog imena i lozinke,
• sigurnosne kopije izrađivati na propisani način,
• pribaviti potpisane izjave o povjerljivosti od strane osoba koje imaju pristup osobnim podacima,
• osigurati pseudonimizaciju ili enkripciju osobnih podataka, osobito ako se radi o posebnim kategorijama (primjerice podataka o zdravlju),
• osigurati bilježenje svakog pristupa podacima,
• osigurati automatsko brisanje video i audio snimaka starijih od roka određenog za pohranu,
• osigurati da je ručno brisanje snimki onemogućeno,
• osigurati da je onemogućen prijenos snimki putem računalne mreže,
• provoditi odgovarajuće tehničke i organizacijske mjere kojima se osigurava da integriranim načinom budu obrađeni samo osobni podaci koji su nužni za svaku posebnu svrhu obrade odnosno da osobni podaci nisu automatski, bez intervencije pojedinca, dostupni neograničenom broju pojedinaca,
• provoditi odgovarajuće tehničke i organizacijske mjere kako bi se osigurala odgovarajuća razina sigurnosti s obzirom na rizik, a što uključuje, prema potrebi, i sposobnost osiguravanja trajne povjerljivosti, cjelovitosti, dostupnosti i otpornosti sustava i usluga obrade, sposobnost pravodobne ponovne uspostave dostupnosti osobnih podataka i pristupa njima u slučaju fizičkog ili tehničkog incidenta, proces za redovno testiranje, ocjenjivanje i procjenjivanje učinkovitosti inkorporiranih tehničkih i organizacijskih mjera.

Rok čuvanja

Ukoliko nema potrebe za daljnjom obradom i čuvanjem podataka u predviđene svrhe, prikupljeni podaci se automatski brišu protekom roka od šest mjeseci.

Za odlučivanje o prihvatljivosti uvida drugih osoba i za prijenos te pohranu audio i video snimki na prijenosnim medijima je odgovorna uprava društva.

Na prijenosne medije pohranjuju se samo snimke izvanrednih događaja u svrhu osiguranja dokaznog materijala za potrebe vođenja propisanih sudskih i internih postupaka.

Uprava društva može odrediti da se snimke nekih izvanrednih događaja pohrane na prijenosnim medijima i u svrhu rekonstrukcije i analize. Snimanje na prijenosnom mediju obavlja izvršitelj obrade.

Snimke na prijenosnim medijima moraju se pohraniti u sefu/vatrootpornim ormarima, u osiguranom prostoru sukladno odredbama mjerodavnih propisa. Na zahtjev policije ili drugih nadležnih tijela, zapečaćena snimka se isporučuje na prijenosnom mediju, a predaja snimke se evidentira u evidenciji snimki.

Izvršitelj obrade

RHEA SAVJETOVANJE d.o.o. sa sjedištem u Zagrebu, Buzinski Prilaz 36/a, OIB: 57367385642

Ispitanici i njihova prava

U slučaju obrade Vaših osobnih podataka od strane društva Rhea  d.o.o. kao voditelja obrade, sukladno mjerodavnim odredbama Opće uredbe o zaštiti osobnih podataka stječete status ispitanika sa svim pravima i obvezama koje su u odnosu na osobu ispitanika predviđene Uredbom.

Sukladno odredbama čl. 15. do 22. Opće uredbe o zaštiti osobnih podataka kao ispitanik imate sljedeća prava:

• pravo pristupa Vašim osobnim podacima, osobito pravo traženja informacija o obradi Vaših osobnih podataka od voditelja obrade;
• pravo ispravljanja osobnih podataka ako su podaci netočni;
• pravo na brisanje osobnih podataka (tzv. pravo na zaborav) u slučajevima predviđenim u čl. 17. Uredbe;pravo na ograničenje obrade u slučajevima predviđenim u čl. 18. Uredbe;
• pravo prigovora protiv obrade voditelju obrade;
• pravo da se ne podvrgne odluci koja je donesena isključivo na temelju automatizirane obrade, uključujući profiliranje (s izuzetkom).

Isto tako, kao Ispitanik u svakom trenutku imate pravo podnijeti prigovor vezano uz obradu Vaših osobnih podataka. Prigovor se podnosi pisanim putem Agenciji za zaštitu osobnih podataka, na adresi Martićeva ulica 14, 10000 Zagreb.

Sigurnost osobnih podataka

Zaštitu podataka od kršenja ili zlouporabe bilo koje vrste osiguravamo koristeći sve propisane tehničke mjere zaštite naše Internet stranice te ostalih informacijskih sustava i SW aplikacija koje koristimo, kao i interne postupke i organizacijska pravila predviđene u tu svrhu, uključujući osobito strogu obvezu čuvanja poslovne tajne od strane svih naših radnika i suradnika.

U slučaju povjeravanja obrade osobnih podataka trećoj osobi kao izvršitelju obrade, obradu i zaštitu osobnih podataka uređujemo sklopljenim ugovorom kojim se takva treća osoba prilikom obrade i zaštite osobnih podataka obvezuje u cijelosti na postupanje sukladno mjerodavnim odredbama Opće uredbe o zaštiti osobnih podataka te propisanim tehničkim mjerama i organizacijskim pravilima.

Kontakt

U slučaju bilo kakvih pitanja, kao i u slučaju da želite povući danu izjavu o pristanku ili ostvariti neko od svojih prava vezano uz obrada osobnih podataka, uvijek nas možete kontaktirati:

• u pisanom obliku na: Rhea  d.o.o., Zagreb, Buzinski prilaz 36/a, OIB: 43354566311,
• putem e-maila na adresu: obrada.podataka@rhea.hr,
• telefonom na broj: +385 1 4444 777.